Biuro Rachunkowe Szczecin

zajmiemy sie sprawami Twojej firmy

Delegacja - podróż służbowa

Czym jest delagacja? Jak wypełnić delegację? Dlaczego warto to robić?

Delegacja – podróż służbowa pracodawcy

Podstawą do rozliczeń podróży służbowej przedsiębiorcy jest art. 22 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych , który mówi , że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu:

1. osiągnięcia przychodów lub
2. zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów

z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Z art. 23 ust. 1 pkt 52 wynika, iż nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Do kategorii 1 i 2 można więc jak najbardziej zaliczyć koszty związane z wyjazdem służbowym, czyli transport, nocleg oraz wyżywienie. Ten ostatni koszt rozlicza się analogicznie do rozliczenia delegacji osób zatrudnionych na umowę o pracę, czyli wykorzystując zasady dotyczące diet, określone w Kodeksie Pracy.

Koszty transportu

Jeśli podróż odbywa się samochodem, który należy do firmy, do kosztów można zaliczyć wydatki na paliwo, autostrady, parkingi itp. Jeśli wykorzystujemy w delegacji samochód, nie będący własnością firmy, to rozliczenie następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. „kilometrówki”. Jeśli podróż odbywa się taksówką, autobusem, pociągiem, czy samolotem, to potrzebna jest faktura lub rachunek dokumentujące dany wydatek. Niestety paragon nie wystarczy. Wyjątek od tej reguły stanowią bilety na trasy powyżej 50 km. Na bilecie musi się znajdować: długość trasy, kwota podatku oraz pełne dane firmy transportowej wraz z NIP-em, bilet może być potraktowany tak, jak faktura i posłużyć również do rozliczenia VAT-u

Koszty noclegów

Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wydatki na noclegi w trakcie delegacji, o ile posiada się faktury dokumentujące te koszty. Warto zauważyć, że wówczas nie ma możliwości rozliczenia VAT-u, a kosztem jest kwota brutto (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT).

Wyżywienie - diety

Do kosztów uzyskania przychodu nie można zaliczyć wyżywienia w restauracji czy zakupu żywności. Rozliczenie wyżywienia odbywa się za pomocą „diet”, wg określonych stawek z Kodeksu Pracy. Dieta jest finansowa rekompensatą zwiększonych kosztów wyżywienia w trakcie podróży służbowej. Osoba prowadząca jednoosobową działalność może zaliczyć do kosztów taką kwotę, jaką otrzymałaby pracując na umowę o pracę. Od 01.03.2013 dieta wyniesie 30 zł. Obecnie dieta podczas podróży krajowej wynosi 23 zł dziennie i obowiązuje w przypadku wyjazdów powyżej 12 godzin. Dla podróży trwających poniżej 8 godzin, dieta w ogóle nie przysługuje, a przy podróżach trwających od 8 do 12 godzin można rozliczyć połowę diety. W przypadku wyjazdów kilkudniowych, każda rozpoczęta doba oznacza kolejną połówkę diety, a pełna stawka przysługuje po przekroczeniu 8 godzin.

Zaliczenie diety do kosztów uzyskania przychodu nie wymaga faktur, należy jednak sporządzić odpowiedni dokument, zawierający: imię i nazwisko osoby podróżującej, dane firmy, miejscowość i cel wyjazdu, liczba godzin i dni trwania podróży (data i godzina wyjazdu i powrotu) oraz stawka i wartość diety. Delegację należy rozliczyć nie później niż 14 dni po powrocie z podróży. Wzór odpowiedniego dokumentu wraz z instrukcją jego wypełnienia znajduje się na końcu artykułu.

Przy kwalifikowaniu diet w ciężar kosztów uzyskania przychodów należy zadbać o ich prawidłowe udokumentowanie. W przypadku ich zakwestionowanie ich przez organ kontrolny na przedsiębiorcy będzie spoczywał obowiązek udowodnienia, że podróż przełożyła się na osiągane dochody lub zabezpieczała źródło przychodów. Dlatego należy kompletować wszelkie umowy, protokoły ze spotkań, zamówienia, ustalenia handlowe, plany spotkań, notatki służbowe ze spotkań itp.

Dlaczego warto przygotować poniższy dokument?

Dzięki niemu do kosztów uzyskania przychodu zaliczymy nie tylko poniesione koszty na nocleg czy podróż, ale też przewidziane przepisami diety, co pozwala skutecznie obniżyć podatek dochodowy i razem stanowi kompleksowe udokumentowanie podróży służbowej

Do pobrania TUTAJ

Dokument jest zapisany w formacie xls - czyli Excel, pola posiadające w prawy rogu czerwony trójkącik zawierają podpowiedzi co należy wpisać, dodatkowo zamieszczę jeszcze kilka uwag:

Górną część delegacji wypełnij z datą przed dzień delegacji, natomiast dolną część: „Rachunek kosztów” z datą na następny dzień po powrocie z delegacji.

fragment dokumentu wraz z objaśnieniem:



1. Po szczegółowym określeniu skąd i dokąd jechaliśmy musimy określić koszty przejazdu.
- w przypadku gdy podróżowaliśmy PKP bądź PKS wpisujemy kwotę netto za bilet (w przypadku podatnika VAT, lub brutto jeśli nie jesteśmy czynnym podatnikiem VAT),
- w przypadku gdy podróżowaliśmy samochodem niebędącym środkiem trwałym wpisujemy „EPP” (ewidencja przebiegu pojazdu) i uzupełniamy ją w osobnym dokumencie,
- w przypadku podróży samochodem będącym środkiem trwałym pole pozostawiamy puste, ponieważ koszty paliwa rozliczamy na podstawie osobnej faktury całościowo.

2. Pole pozostawiamy puste

3. Ilość diet wyliczona zgodnie ze schematem:
- Wyjazd poniżej 24 godzin
Od 8 h do 12 h = ½ diety
Powyżej 12h = 1 dieta
Wyjazd powyżej 24 godzin
Do 8h = ½ diety
Powyżej 8h = 1 dieta

4. Aktualnie obowiązująca stawka diety: 30 zł ( od 1.03.2013)

5. Łączna kwota wynikająca z faktur za noclegi – kwota brutto.

6. Pole pozostawiamy puste

7. Pole pozostawiamy puste

8. Jeśli były w poprzednich rubrykach dokumenty księgowe: faktury, bilety itp. należy podać łączną ich liczbę. Razem stanowią one załączniki do dokumentu.


Powyższy schemat wypełniania delegacji dotyczy tylko właściciela firmy, pracownicy wypełniają go w nieco inny sposób.

2 przykłady wypełnienia delegacji; przykład 1 przykład 2



Stan na prawny na dzień 24.02.2013

Strona powstała dzięki współpracy z Biuro Rachunkowe Szczecin Finiks